對于會議活動的策劃，前期的準備、中期的實施和后期的實施都會做得很輕松。那么，會議活動策劃的前期準備需要我們做什么呢？
1.確定會議的目的: 在商務(wù)會議的策劃中，首先要明確會議的目的，這是會議的核心部分。確定好研究目的之后，可以通過列出會議的議題，這里我們可以將議題分為作為一個企業(yè)主要議題和其他幾個小議題。
2.確定會議地點:會議地點一般選擇在酒店或企業(yè)的會議室，可以綜合考慮會議性質(zhì)和參會人數(shù)來確定?？梢酝ㄟ^列出多個備選地點，逐一進行實地調(diào)研，主要問題需要看場地的地理空間位置、交通環(huán)境因素、內(nèi)部管理設(shè)施、相關(guān)活動承載經(jīng)驗、服務(wù)發(fā)展能力等，再擇優(yōu)選擇。
3、確定會議流程：會議的流程一般包括嘉賓入場簽到、領(lǐng)導(dǎo)講話、PPT講解等，流程的設(shè)計應(yīng)以高效為原則，需要刪除不必要的環(huán)節(jié)。以簽到為例，如果是一個大型企業(yè)會議，嘉賓比較多，若還是我們采用中國傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到，不僅學(xué)習(xí)效率低，還容易出錯，這里主要可以試一下大屏互動簽到，嘉賓掃碼即可通過完成簽到，信息系統(tǒng)自動錄入后臺，也方便管理，效率能提升不少。
4、確定會議邀請的嘉賓：這也就是需要我們根據(jù)會議的實際發(fā)展情況進行安排。以新品信息發(fā)布會為例，一般要邀請我們公司進行領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)內(nèi)知名人士、媒體作為記者等，確定好邀請的嘉賓之后，要提前通過發(fā)送邀請函，邀請函的選擇問題可以用紙質(zhì)，或是中國電子邀請函，比較分析流行的有H5形式，或是大屏互動活動報名管理系統(tǒng)。
5、確定員工:今后的工作安排,c要注意合理的組織安排會場工作人員，對會場人員可以進行企業(yè)管理系統(tǒng)培訓(xùn)。如果您正在計劃一個大型會議，請至少提前30天準備，以便有足夠的時間進行活動設(shè)計。
6、確定工作會議預(yù)算：會議的場地租賃、物資購買等都需要我們不少企業(yè)資金管理支持，預(yù)算不同，會議的安排自己也是一個不同的。預(yù)算大了，折騰的花樣就多了。比如可以找專業(yè)的活動策劃公司，這樣既能減輕主辦方的壓力，又能照顧到很多小細節(jié)。
7、準備工作會議物料：會議進行現(xiàn)場的大部分物料是需要我們經(jīng)過系統(tǒng)設(shè)計的。包括工作會議的背景版、簽到臺、播放的PPT背景等，物料的設(shè)計應(yīng)兼顧經(jīng)濟實用、體驗和美觀。
8、會議彩排：建議可以提前一到兩天多彩排幾次，將出現(xiàn)的問題需要解決掉，這樣在會議管理活動當天我們就可以有效避免了。
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